Değişimler, kuruluşunuzdaki bireylerin çalışmaları ve davranışlarıyla hayat buluyor. Bir soruna veya fırsata yalnızca “doğru” veya “en iyi” çözümü bulmak, sonuçlara ulaşılmasını sağlamak için yeterli değildir. Değer sağlamak için bir çözümün çalışanlar tarafından benimsenmesi ve kucaklanması gerekir. Değişim yönetimi özünde harika bir fikir ile kuruluşa somut değer arasındaki boşluğu kapatmak için yapılandırılmış bir yaklaşımdır. Yalnızca “doğru” cevabı geliştirmeye odaklanırsanız, kuruluşunuzda kalıcı değişimi uygulama konusunda başarılı olamazsınız.

Gerekli ama yeterli değil

Bu pek çok kişinin düştüğü bir tuzak. Organizasyonda tespit edilen bir sorun veya fırsat vardır. Bir çözüm geliştirmek için en iyi ve en parlaklardan oluşan bir ekip bir araya getirilir. Doğru çözümü oluşturmak için sayısız saatler ve dolarlar harcanıyor. Proje ekibi doğru çözümü tasarladığında, etkilenen çalışanlarla asla etkileşim kurmadan veya iletişim kurmadan hızlı bir şekilde projeyi hayata geçiriyor. Canlıya geçiş tarihi geldiğinde sistem veya süreç “açılır” ve herhangi bir fayda sağlanmaz. Bunun yerine, yaygın bir direniş vardır, çalışanlar geçici çözümler buluyordur ve bazıları değişikliği görmezden geliyordur. Proje ekibi “doğru” cevaba ulaşmasına rağmen herhangi bir gelişme sağlanamamıştır.

Doğru çözüm nasıl sonuç vermede başarısız olabilir? Cevap: Doğru cevap yeterli değildir.

Kuruluşun karşı karşıya olduğu bir soruna veya fırsata doğru çözümü bulmak elbette önemlidir. Proje ekipleri, neyin değişmesi gerektiğini belirleme, farklı çözüm alternatiflerini değerlendirme, doğru yaklaşımı seçme ve durumun teknik gereksinimlerini karşılayacak çözüm geliştirme konusunda teknik deneyim ve uzmanlığa sahiptir. Ekip çoğu zaman teknik sorunu veya fırsatı çözen bir çözüm oluşturabilir.

Ancak, yalnızca “doğru” veya “en iyi” çözüme ulaşmak, performansın iyileştirilmesini sağlamak için yeterli değildir. Sonuçta değişiklikler, bireysel çalışanların davranışları ve iş süreçleri aracılığıyla hayat buluyor.

• Doğru cevap tek başına katılım yaratmaz

• Doğru cevap tek başına bağlılık yaratmaz

• Doğru cevap tek başına direnci azaltmaz

• Doğru cevap tek başına korkuyu ortadan kaldırmaz

• Doğru cevap tek başına uyumluluğu garanti etmez

Sadece “doğru” cevap olan bir çözüme sahip olmak, çalışanların davranışlarında ve iş süreçlerinde gerekli değişiklikleri yapacağını garanti etmez. Çalışan bağlılığı, kabulü ve benimsemesi çözümün doğruluğundan değil, çalışanların kendi değişim sürecinde ilerlemesinden kaynaklanmaktadır. Çalışanları bildikleri mevcut durumdan çıkarıp, gelecekteki bilinmeyen duruma taşımak, doğru çözümden daha fazlasını gerektirir. 

Doğru olmak ve Direniş

Doğru cevap değişime karşı direnci ortadan kaldırmak için yeterli mi? Bu dikkate alınması gereken ilginç bir sorudur. Bazı proje ekipleri şunu düşünebilir: Eğer harika bir çözüm geliştirirsek, değişime karşı direnç olmayacaktır.

Soruyu anlamak için, çalışanların ve yöneticilerin değişime direnmelerinin başlıca nedenlerini içeren kıyaslama verilerini inceleyin. Prosci’nin Değişim Yönetiminde En İyi Uygulamalar kıyaslama raporunun sonuçları aşağıdadır:

Çalışanların değişime direnmelerinin başlıca nedenleri:

1. Değişim ihtiyacı konusunda farkındalık eksikliği

2. Mevcut iş rolüne etkisi

3. Kuruluşun değişimle ilgili geçmiş performansı

4. Yöneticilerden görünür destek ve bağlılık eksikliği

5. İş kaybı

Yöneticilerin değişime direnmelerinin başlıca nedenleri:

1. Değişime ilişkin farkındalık ve katılım eksikliği

2. Kontrolün kaybı veya iş rolü üzerinde olumsuz etki

3. Artan iş yükü ve zaman eksikliği

4. Değişime karşı direniş kültürü ve geçmiş başarısızlıklar

60’ı aşkın ülkeden 650’den fazla katılımcının belirttiği nedenlerin hiçbiri çözümün doğruluğuyla ilgili değil! Hem çalışanlar hem de yöneticiler için değişime direnmenin en önemli nedenleri, çözümün doğru olup olmadığıyla ilgili değildir. Bunlar, bireysel bir çalışanın veya yöneticinin değişim sürecini nasıl anladığı ve deneyimlediğine dayanır.

Bir değişime direnmenin en önemli nedenleri cevabın doğru olup olmadığıyla ilgili değilse, o zaman sadece doğru cevabı bulmak direnci azaltmak veya ortadan kaldırmak için yeterli değildir. 

Değişim Yönetimi Ne Kazandırır?

Değişim yönetimi, çalışanları mevcut durumlarından gelecekteki durumlarına taşımak için yapı ve amaç katar. Etkili iletişim, sponsorluk, koçluk, eğitim ve direnç yönetimi sayesinde çalışanlar, değişime katılma ve değişimi destekleme kararı almaya yönlendirilir. Değişim yönetimi, bireylerin ilerlemesine ve günlük işlerinde bir değişikliği benimsemesine yardımcı olmak için tekrarlanabilir ve titiz bir yaklaşım sunar; bu da projelerin sonuçta sonuç vermesini sağlar.

Örneğin, farklı eski verileri tek bir platformda birleştiren bir Kurumsal Kaynak Planlama uygulamasını ele alalım. Etkili bir platform ve teknik çözüm tasarlamak önemli olsa da tek bir sisteme sahip olmanın değeri, veri girişi yapan ve karar vermek için bu verileri kullanan kişilerden gelir. Değişim yönetimi olmadan, mükemmel tasarlanmış bir Kurumsal Kaynak Planlama uygulaması kullanılmadan duracak, hatta potansiyel olarak kötüye kullanılacaktır.

Çalışanların bir değişimi benimsemeden önce sahip oldukları soruların yanıtlarına ihtiyaçları vardır. Çoğunlukla bu soruların çözümün doğruluğuyla hiçbir ilgisi yoktur. Çalışanlar aşağıdaki gibi soruların yanıtlarını istiyor:

• Her şeyden önce neden değişiyoruz?

• Bugün işlerin yapılma biçiminde yanlış olan ne?

• Değişim neden şu anda gerçekleşiyor?

• Bu sonuçta beni ve ekibimi nasıl etkileyecek?

• Yöneticim gemide mi?

• Kıdemli liderler bu değişimin gerçekleşmesine gerçekten kararlılar mı?

• Başarılı olmak için ihtiyaç duyduğum beceri ve eğitime sahip olacak mıyım?

Bunların hepsi değişim zamanlarında çalışanların aklına gelen gerçek ve her zaman mevcut olan sorulardır ve hiçbiri “doğru” çözüme sahip olmakla ilgili değildir. Risk şu ki, eğer bir ekip yalnızca doğru cevabı geliştirmeye odaklanırsa, değişimin insani yönünü göz ardı edebilir ve sonunda kuruma hiçbir fayda sağlamayan bir değişiklik yapabilir.

Kuruluşunuzda gerçekleşen bir dizi projeyi düşünün ve aşağıdakiler arasındaki odak dengesini değerlendirin: doğru çözümü geliştirmek ve çalışanları bu çözüme dahil etmek. 

Değişim yöneticileri için temel dersler:

1. Değişimler sonuçta bireylerin süreçleri ve davranışlarıyla hayat bulur.

2. Hedeflere ulaşmak, hem doğru cevaba sahip olmanın hem de çalışanların değişimi benimsemesi ve kucaklaması için gerekli bireysel değişimleri motive etmenin sonucudur.

3. Tüm enerjinizi doğru cevabı bulmaya odaklama dürtüsüne direnin; bireysel değişimi teşvik etmek için değişim yönetimini yapılandırılmış bir yaklaşım olarak kullanın.

4. Doğru teknik çözümü geliştirmek (doğru cevaba ulaşmak) ile değişim yönetimini uygulamak (değişimin insan tarafını yönetmek için bir çözüm oluşturmak) arasındaki çabanızı dengeleyin.