Bir projede değişim yönetimini yeni uygulamaya başlıyorsanız, katılan birçok kişi için değişim yönetiminin yabancı bir kavram olduğunu unutmamak önemlidir. Değişim yönetimi ilke ve araçlarının etkili bir şekilde uygulanması onlar için başlı başına bir değişimdir. ADKAR Modeli’nin nasıl yardımcı olabileceği aşağıda açıklanmıştır.

ADKAR ve Değişim Yönetimi

Belki yeni terfi etmiş, değişimlere katılmış ancak hiçbir zaman sponsor rolünü yerine getirmemiş kıdemli bir liderle çalışıyorsunuzdur. Belki de proje ekibi üyelerinizden bazıları proje yönetimi metodolojileri ve araçları konusunda oldukça bilgilidir ancak değişim yönetimiyle tanışmamışlardır. Veya belki de kendi alanlarındaki içgörüleri ve uzmanlıkları paylaşmak üzere değişim yönetimi ekibine getirilen fonksiyonel yöneticiler, değişim yönetimi kavramları veya araçları hakkında hiçbir anlayışa sahip olmayabilir.

Bu vakaların her birinde, bireyler kendileri bir değişimden geçiyorlar; etkili değişim yönetimi uygulama değişimi. Değişimi birey olarak yaşadıkları için, kişisel değişim yoluyla değişim yönetimi ekip üyelerini başarılı bir şekilde elde etmek için gereken temel adımları, mesajları ve bilgileri incelemek için Prosci ADKAR Modelini kullanabiliriz (unutmayın,şu an hakkında konuştuğumuz etkili değişim yönetimini uygulamak bizim yaptığımız değişimdir)

ADKAR ve “Etkili Değişim Yönetiminin Uygulanması”

Herhangi bir değişim her seferinde bir bireyde gerçekleşir. ADKAR Modeli’nin aşamalarından her birey ilerledikçe değişim de sırayla gerçekleşir. Aşağıdaki sorular, konuşma konuları ve eylemler, ADKAR Modelinin her aşamasında kuruluşunuzda etkili değişim yönetimi uygulama ihtiyacını nasıl karşılayabileceğinizi vurgulamaktadır.

Etkili değişim yönetimi uygulama ihtiyacının farkındalığı

Ekiplerinizden öncelikle değişim yönetimini uygulamalarını istemek, değişim yönetimi ihtiyacını somut hale getirmeyi gerektirir. Birinden işleri yapma şeklini değiştirmesi istendiğinde (örneğin, bir sonraki projenizde değişim yönetimini uygulaması), ilk yanıt genellikle “Neden?” olur.

Farkındalık etkinliğinde çalışanlar şunları soracak:

“Değişim yönetimi neden gerekli ve neden şimdi?”

“Bugün değişiklikleri uygulama şeklimizde yanlış olan ne?”

“Değişim yönetimini kullanmazsak ne olur?”

Farkındalık oluşturmak için yapabileceğiniz konuşma noktaları ve eylemler:

• Organizasyondaki değişim yönetiminin etkili bir şekilde uygulanmadığı geçmiş başarısızlıkları veya geçiş sorunlarını vurgulayın. Bu, ekibiniz için ortak bir referans noktası oluşturur, böylece ileriye dönük mesajların etkisi daha fazla olur. Geçmişteki değişimlerin etkileri ve hangi önemli adımların atlandığı hakkında konuşun.

• Kötü yönetilen değişimin risklerine dair somut örnekler sunun. Kötü yönetilen değişimin maliyet ve riskleri arasında daha düşük üretkenlik, değerli çalışanların kaybı, moralin azalması, yavaş benimseme, pasif direnç (bağlılık eksikliği dahil), aktif direnç (sabotaj dahil) ve değişimin olası başarısızlığı yer alır.

• Değişim yönetimi araştırma bulgularını paylaşın. Prosci’nin Değişim Yönetiminde En İyi Uygulamalar raporu, Farkındalığı desteklemenize yardımcı olabilecek birkaç önemli noktayı ortaya koyuyor. Örneğin, ekiplerin bir sonraki projelerinde farklı yapacakları bir numaralı şey, değişim yönetimini proje planlama aşamasına daha erken dahil etmektir. Uygulayıcılar ayrıca özelleştirilmiş ve ölçekli değişim yönetimi faaliyetlerini etkili bir değişim yönetimi stratejisinin temel bileşeni olarak tanımladılar.

• Temel kaynakları sunun. Prosci’nin Değişim Yönetimi: Değişimin İnsan Tarafı adlı kitabının ilk bölümü, “değişimi neden yönetmemiz gerektiği” konusunu oluşturmaya ayırıyor. Değişimin insani yönünü yönetmeye yeni başlayan herkes için harika bir temeldir. Kaynak Merkezimiz ayrıca çeşitli ücretsiz “başlangıç” makaleleri, web seminerleri, bloglar ve indirmeler sunmaktadır.

• Değişim yönetiminin kullanımını savunacak bir lider görevlendirin. Araştırmamız, yöneticilerin ve üst düzey liderlerin, işin değişim ihtiyacına ilişkin mesajları en iyi gönderenler olduğunu gösteriyor. Bu aynı zamanda değişim yönetiminin uygulanması için de geçerlidir. Bir yöneticinin ekibinizle değişim yönetiminin organizasyon için önemi hakkında konuşması önemli bir başarı faktörü olacaktır.

Etkili değişim yönetimi uygulamasına katılma ve destekleme isteği

İstek genellikle en zor aşamalardan biridir çünkü bireylerin kendi kararlarını vermesini gerektirir. Değişim yönetimini benimsemek ve daha önce oluşturulan Farkındalığın üzerine inşa etmek için ikna edici bir örnek oluşturmak istiyorsunuz.

İstek’i oluştururken çalışanlar şunu soruyor:

“Bu değişimde benim için ne var (WIIFM)?”

“Değişim yönetiminin organizasyona faydaları nelerdir?”

“Neden gemiye bineyim ki?”

İsteği inşa etmek için önemli konuşma noktaları ve eylemler:

• Değişim yönetiminin nerede etki yarattığını gösteren vaka çalışmalarını paylaşın. Değişim yönetimini başarıyla uygulayan projelerdeki deneyimlerini paylaşmak için kuruluşunuzun içinden veya dışından kişileri bir araya getirin. Ekibinizdeki bazı kişilerin de konsepti desteklemek için somut örneklere ihtiyacı olacaktır.

• Değişim yönetiminin etkisini gösteren kıyaslama bulgularını paylaşın. Prosci’nin korelasyon verileri, mükemmel değişim yönetimine sahip girişimlerin hedeflere ulaşma ihtimalinin, zayıf değişim yönetimine sahip girişimlere kıyasla yedi kat daha fazla olduğunu tutarlı bir şekilde gösteriyor. Basitçe “zayıf” durumdan “adil” duruma geçerek, değişim yönetimi hedeflere ulaşma olasılığını neredeyse üç katına çıkarır.

• Üst düzey liderlikten yararlanın. Prosci araştırması sponsorun (değişimi savunan liderin) başarılı değişime katkıda bulunan bir numaralı kişi olduğunu gösteriyor. Aynı şekilde değişim yönetiminin uygulanmasından sorumlu sponsorun rolü de başarınız için kritik öneme sahiptir. Kıdemli bir liderin değişim yönetimini uygulamaya yönelik aktif ve görünür desteği, bağlılığı gösterir ve ekip üyelerinde İstek oluşturur.

• Etkili koçlar bulun. Çalışanlar ve onların insan yöneticileri arasındaki ilişki önemlidir ve bu da koçluğu İstek oluşturmak için güçlü bir araç haline getirir. Takımın amirlerinden hangisinin değişim koçu olarak görev yapabileceğini belirleyin ve onları ihtiyaç duydukları farkındalık ve bilgiyle hazırlayın (koçluk, amirleriniz için de bireysel bir değişim olabilir).

• Sponsorları kaydedin, etkileşime geçirin ve güçlendirin. İstek oluşturmanın en kritik kaynakları kıdemli liderler ve çalışanların doğrudan amirleridir

Prosci Kaynak Merkezi’nde ayrıca direnişin üstesinden gelme ve denetçilerin ilgisini çekme konusunda bir dizi ücretsiz makale, çalışma sayfası ve diğer web semineri kayıtları bulunmaktadır.

Değişim yönetiminin nasıl uygulanacağı hakkında bilgi

Bilgi yaratmanın temel mekanizması eğitimdir. Ne yazık ki, birçok kuruluş öncelikle Farkındalık ve İsteği ele almakta başarısız oluyor ve insanları eğiterek katılımı artırmaya çalışıyor. Bu yaklaşım etkisizdir. Direnç yaratabilir ve benimsemeyi zorlaştırabilir. Eğitime başlamadan önce ekibinizin değişim yönetimi ihtiyacı konusunda Farkındalığa ve katılım isteğine sahip olduğundan emin olun.

İnsanların Bilgiyle ilgili soruları şunları içerir:

“Değişim yönetiminin uygulanmasında hangi beceriler yer alıyor?”

“Bu becerileri nasıl edinebilirim?”

Bilgiyle ilgili temel konuşma noktaları ve eylemler:

• Ekibe bireylerin değişimden nasıl geçtiğini öğretin. Etkili bir değişim yöneticisi olabilmek için insanların, bireyin değişimi nasıl deneyimlediğini anlaması gerekir. Proje ekibiniz, iletişim personeliniz, insan kaynakları personeliniz, üst düzey liderler ve yöneticiler, amirler veya ön saflardaki çalışanlarınız olsun, ADKAR Modeli hakkında sağlam bir anlayışa sahip olduğunda, herkes değişimi ele alma ve yönetme konusunda daha donanımlı olacaktır.

• Organizasyonel değişim yönetimi ilkelerini ve süreçlerini öğretin. Ekip, projeniz için kullanacağınız değişim yönetimi metodolojisine maruz kalmalıdır. Bu, proje için özel olarak seçilen bir metodoloji veya kuruluşunuzun tamamında geliştirilip uygulanan bir metodoloji olabilir. Kuruluşlar hem dahili olarak geliştirilen metodolojileri hem de dışarıdan sağlanan yaklaşımları kullanıyor. Önemli olan, ekibinizin hangi değişim yönetimi araçlarına sahip olduğunu (iletişim, sponsorluk, koçluk, eğitim vb.) ve bu araçları ne zaman ve nasıl kullanacaklarını anlamasıdır.

• Doğru eğitimi ve araçları edinin. Prosci, temel kavramları öğretmek ve katılımcılara bunları iş yerindeki gerçek değişikliklere gerçek zamanlı olarak uygulama deneyimi kazandırmak için çeşitli eğitim çözümleri sunar. Prosci Değişim Yönetimi Sertifikasyon Programı katılımcıları aynı zamanda uygulamayı kolaylaştırmak için Prosci’nin 3 Aşamalı Sürecine, şablonlara, kontrol listelerine, değerlendirmelere ve yönergelere erişim hakkına sahiptir.

Değişim yönetimiyle ilgili yeni beceri ve davranışları uygulama becerisi

Yetenek; Farkındalık, İstek ve Bilgiden sonra bireyin ulaştığı dördüncü aşamadır. Bir kişi Yetenek aşamasına ulaştığında ekip, değişim yönetimi sürecinde edinilen “Bilgi” bireyler üzerinde harekete geçebilir.

İnsanların Yetenek konusunda sorduğu sorular şunları içerir:

“Bilgiye sahip olduğumda, ona göre hareket edebilecek miyim?”

“Sorunlarım veya sorularım olduğunda ne yapacağım?”

Yeteneği geliştirmeye yönelik temel konuşma noktaları ve eylemler şunları içerir:

• Yeni beceriler geliştirmek için gereken zamanı ve etkinlikleri göz önünde bulundurun. Nasıl değişileceğine dair Bilginin aktarılması, otomatik olarak değişime yol açmaz. Değişimin gerçekleşmesi için insanların yeni bir şekilde hareket etmesini (yani Yetenek göstermesini) gerektirir. Uygulamalı eğitim, bire bir koçluk ve konunun uzmanlarına erişim sağlayarak “Yeteneği” geliştirebilirsiniz.

• Değişim yönetimi uygulayıcılarına koçluk yapın. Deneyimli ve yetenekli kişilerin koçluğu, değişim ekibinizde “Yeteneği” desteklemenin ve geliştirmenin harika bir yoludur.

• İki yönlü iletişim kurun. Bilgi bazen tek yönlü bir şekilde aktarılabilse de endişeleri ve soruları duymaya ve yönlendirme ve açıklamayla yanıt vermeye hazır olmanız gerekir. İki yönlü iletişim “Bilgi”nin sağlamlaştırılmasına yardımcı olur, böylece çalışanlar buna göre hareket edebilir.

• Egzersiz oturumlarınızda etkileşimli olun. Yaparak öğrenme, özellikle yetişkin öğreniminde Bilgi ve Yetenek oluşturmanın en önemli yollarından biridir. Prosci’nin Değişim Yönetimi Sertifikasyon Programı, katılımcıların işlerinden getirdikleri gerçek veya simüle edilmiş bir değişim üzerinde çalışması üzerine kurulmuştur. Program sırasında katılımcılar kavramları öğrenip uyguladıkça iletişim planını oluşturur, sponsor değerlendirmesini yapar, özel taktikleri belirler ve daha fazlasını yapar. Bu, “Bilgi”yi aktarırken “Yetenek” oluşturur.

• Bilgi oluşturma kaynaklarını paylaşın. Şirket içi koçlarınız ve destek personeliniz, özellikle bu kişilere uygulama sırasında proje ekiplerini ve değişim yönetimi ekiplerini etkili bir şekilde desteklemek için ihtiyaç duydukları araçları ve bilgileri sağladığınızda harika bir kaynaktır.

Değişim yönetimini başarılı kılmak için pekiştirme

Çalışanlar eski iş yapma biçimine geri dönerse, büyük organizasyonlardaki değişimler geçici olabilir. Kuruluşunuzda etkili değişimler sağlamak için değişim yönetiminin önemli olduğunu belirlediyseniz, eski iş yapma yöntemlerine geri dönme riskini alamazsınız.

İnsanların Takviye aşamasında sorduğu sorular:

“Başarılı olduğumuzda ne olur?”

“Ödülü nedir?”

“Bu yolda bizi cesaretlendirecek daha küçük ödüller olacak mı?”

Pekiştirme ile ilgili bazı önemli konuşma noktaları ve eylemler şunları içerir:

• Kıdemli liderlerin katılımını sağlayın. Değişim yönetiminin uygulanmasına yönelik aktif ve görünür sponsorluk, bunun ne sıklıkla uygulandığı üzerinde önemli bir etkiye sahip olacaktır. Liderler, değişim yönetimini gelecekteki tüm projelerin ayrılmaz bir parçası olarak onaylamalıdır. Ayrıca proje ekiplerini projelerinde değişim yönetimi uygulama konusunda sorumlu tutmalıdırlar.

• İlerlemeyi izleyin ve ölçüm sistemleri oluşturun. Çalışanların benimsemesini beklediğiniz diğer tüm değişimlerinde olduğu gibi, başarıyı ölçmenin bir yolu olmalıdır. Buna durum toplantıları, anketler ve ölçümler dahil olabilir. Programlar oluşturun ve onlara bağlı kalın. Sonuçlarınızı gösterin.

• Teşvikleri uyumlu hale getirin. Teşviklerinizin proje hedefleriyle uyumlu olduğundan emin olun, böylece değişimin kendisi ve değişim ekibiniz için istediğiniz davranışları yönlendirirsiniz.

• Başarıları kutlayın. Başarıları belirlemek ve kutlamak önemlidir çünkü değişim yönetimini uygulama kararlılığını güçlendirir. Ayrıca morali yüksek tutar ve ek ivme yaratabilir.